Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası ve Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun” veya “KVKK”) uyarınca veri sorumlusu:

•         Unvan: ERBATAB GIDA SAĞLIK HİZMETLERİ MEDİKAL BAHARAT İTHALAT İHRACAT TİCARET VE SANAYİ LİMİTED ŞİRKETİ (“Erbatab” veya “Şirket”)

•         Adres: Bağlıca Mah. 1214 Sk. Kardelen Apt. No: 3/C Etimesgut / Ankara / Türkiye

•         MERSİS No: 0338033163600001

•         Vergi Dairesi: Etimesgut VD

•      Vergi  No:  3380331636

•         KEP Adresi: erbatabgidasaglikhizmetleri@hs01.kep.tr

•         E-posta: info@erbatab.com

•         Telefon: 0312 226 06 74

 •     WhatsApp: 0553 441 42 06

2. Amaç ve Kapsam

Bu Politika; www.erbatab.com internet sitesini ziyaret eden, alışveriş yapan, üye olan, bizimle iletişime geçen veya e-bülten aboneliği başlatan gerçek kişilerin kişisel verilerinin hangi amaçlarla, hangi hukuki sebeplere dayanılarak işlendiğini, kimlere aktarıldığını, ne kadar süre saklandığını ve Kanun kapsamındaki haklarını açıklamak amacıyla hazırlanmıştır. Bu metin aynı zamanda Kanun’un 10. maddesi kapsamında aydınlatma metni niteliğindedir.

Bu Politika tüzel kişilere ait verilere uygulanmaz.

3. Tanımlar

•         Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

•         Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.

•         Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, değiştirilmesi, aktarılması, sınıflandırılması gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

•         Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

•         Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek veya tüzel kişi.

•         Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu.

4. Kişisel Verilerin İşlenmesinde Uyulan İlkeler

Kişisel verileriniz;

•         Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun,

•         Doğru ve gerektiğinde güncel,

•         Belirli, açık ve meşru amaçlar için,

•         İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü,

•         İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilerek

işlenir.

5. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

•         Kimlik: Ad, soyad; fatura için gerekli hallerde T.C. kimlik numarası.

•         İletişim: Telefon numarası, e-posta adresi, teslimat ve fatura adresi.

•         Müşteri İşlem: Sipariş bilgileri, sipariş geçmişi, sepet bilgileri, fatura bilgileri, iade ve iptal talepleri.

•         Finans: Havale/EFT ile yapılan ödemelerde gönderen ve IBAN bilgileri, iade için bildirilen IBAN. Kart bilgileriniz Erbatab tarafından görülmez ve saklanmaz; doğrudan lisanslı ödeme kuruluşu tarafından işlenir.

•         İşlem Güvenliği: IP adresi, oturum ve log kayıtları, cihaz ve tarayıcı bilgileri.

•         Pazarlama: Alışveriş tercihleri, kampanya katılımı, çerezler aracılığıyla elde edilen kullanım verileri (onayınıza bağlı olarak).

•         Talep / Şikâyet Yönetimi: Müşteri hizmetleri, e-posta, WhatsApp ve canlı destek yazışmaları.

•         Hukuki İşlem: Resmi makamlarla yazışmalar, uyuşmazlık ve dava süreçlerine ilişkin bilgiler.

6. İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepler

•         Siparişin alınması, ödemenin tahsili, teslimat, iade ve iptal süreçlerinin yürütülmesi: Sözleşmenin kurulması ve ifası (KVKK md. 5/2-c).

•         Fatura düzenlenmesi, muhasebe ve vergi kayıtlarının tutulması, mesafeli sözleşme kayıtlarının saklanması: Kanunlarda açıkça öngörülme ve hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (md. 5/2-a ve 5/2-ç).

•         Müşteri hizmetleri, talep ve şikâyetlerin yanıtlanması: Sözleşmenin ifası ve meşru menfaat (md. 5/2-c ve 5/2-f).

•         Üyelik hesabının oluşturulması ve yönetimi: Sözleşmenin kurulması ve ifası (md. 5/2-c).

•         Site güvenliğinin sağlanması, dolandırıcılığın önlenmesi, log kayıtlarının tutulması: Hukuki yükümlülük ve meşru menfaat (md. 5/2-ç ve 5/2-f).

•         Sitenin işleyişinin iyileştirilmesi ve analitik ölçümler: Zorunlu çerezler için meşru menfaat (md. 5/2-f); analitik çerezler için açık rıza (md. 5/1).

•         Kampanya, indirim ve bilgilendirme amaçlı ticari elektronik ileti gönderilmesi; kişiselleştirilmiş reklam: Açık rıza (md. 5/1) ve 6563 sayılı Kanun uyarınca alınan ticari elektronik ileti onayı.

•         Yetkili kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi, hukuki uyuşmazlıkların yönetimi: Hukuki yükümlülük ve bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (md. 5/2-ç ve 5/2-e).

Ticari elektronik ileti onayınızı dilediğiniz zaman, iletilerdeki ret bağlantısını kullanarak veya info@erbatab.com adresine yazarak geri alabilirsiniz.

7. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel verileriniz; internet sitemizdeki sipariş, üyelik, iletişim ve e-bülten formları, çerezler, e-posta, telefon, WhatsApp ve canlı destek kanalları ile ödeme kuruluşu ve kargo firmalarından gelen bildirimler aracılığıyla, kısmen veya tamamen otomatik yollarla elektronik ortamda toplanır.

8. Özel Nitelikli Kişisel Veriler

Erbatab, satış süreçlerinde özel nitelikli kişisel veri (ör. sağlık verisi) talep etmez. Ürünlerle ilgili sorularınızda kendi isteğinizle sağlık durumunuza ilişkin bilgi paylaşmanız halinde, bu bilgiler yalnızca sorunuzun yanıtlanması amacıyla ve Kanun’un 6. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde işlenir; başka bir amaçla kullanılmaz ve üçüncü kişilerle paylaşılmaz. Özel nitelikli kişisel veriler bakımından Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemler alınır.

9. Kişisel Verilerin Aktarılması

9.1. Yurt İçine Aktarım

Kişisel verileriniz, Kanun’un 8. maddesine uygun olarak ve yalnızca yukarıdaki amaçlarla sınırlı şekilde aşağıdaki taraflara aktarılabilir:

•         Kargo firmaları: Teslimat ve iade süreçleri için ad, soyad, adres ve telefon bilgileri.

•         Ödeme kuruluşları ve bankalar: Ödeme ve para iadesi işlemleri için.

•         Mali müşavir ve e-fatura / e-arşiv hizmet sağlayıcıları: Fatura ve muhasebe yükümlülükleri için.

•         E-posta, SMS ve İleti Yönetim Sistemi (İYS) hizmet sağlayıcıları: Sipariş bildirimleri ve onay verdiyseniz kampanya iletileri için.

•         Hukuk ve danışmanlık hizmeti alınan kişiler: Hukuki uyuşmazlıkların yönetimi için.

•         Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercileri: Talep halinde ve hukuki yükümlülük kapsamında.

9.2. Yurt Dışına Aktarım

İnternet sitemiz, Shopify Inc. ve bağlı şirketleri tarafından sağlanan e-ticaret altyapısı üzerinde çalışmaktadır. Bu nedenle kimlik, iletişim, müşteri işlem, işlem güvenliği ve pazarlama verileriniz, hizmetin sunulması amacıyla yurt dışındaki sunucularda barındırılmakta ve işlenmektedir. Onay vermeniz halinde analitik ve reklam hizmet sağlayıcılarına (ör. Google, Meta) da çerezler aracılığıyla veri aktarılabilir.

Yurt dışına aktarım, Kanun’un 9. maddesine uygun olarak;

•         Aktarımın yapılacağı ülke, sektör veya uluslararası kuruluş hakkında Kurul’un yeterlilik kararı bulunması,

•         Yeterlilik kararı bulunmaması halinde standart sözleşme, bağlayıcı şirket kuralları veya yazılı taahhütname gibi uygun güvencelerden birinin sağlanması,

•         Arızi nitelikteki aktarımlarda ise Kanun’da sayılan istisnalardan birinin (ör. aydınlatılmış olarak verilen açık rıza) bulunması

hallerinde gerçekleştirilir. Standart sözleşme kullanılması halinde sözleşme, imzalanmasından itibaren beş iş günü içinde Kurul’a bildirilir.

10. Saklama Süreleri ve İmha

Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süre boyunca saklanır:

•         Fatura, ticari defter ve muhasebe kayıtları: 10 yıl (6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu).

•         Mesafeli satış sözleşmesi ve ön bilgilendirme kayıtları: 3 yıl (Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği).

•         Ticari elektronik ileti onay kayıtları: Onayın geri alınmasından itibaren 3 yıl (Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik).

•         Müşteri hizmetleri yazışmaları ve talep kayıtları: Talebin sonuçlanmasından itibaren 3 yıl.

•         Üyelik hesabı bilgileri: Üyelik devam ettiği sürece; üyeliğin sona ermesinden itibaren 1 yıl (fatura ve sözleşme kayıtları yukarıdaki sürelere tabidir).

•         İşlem güvenliği ve log kayıtları: 2 yıl.

•         Çerezler: Çerez Politikası’nda belirtilen süreler.

Saklama süresi sona eren veya işlenme sebebi ortadan kalkan kişisel veriler, ilk periyodik imha işleminde ya da talebiniz üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi gereken veriler, ilgili zamanaşımı süreleri boyunca yalnızca bu amaçla saklanabilir.

11. Veri Güvenliği

Erbatab, kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için Kanun’un 12. maddesine uygun teknik ve idari tedbirleri alır. Bu kapsamda;

•         Sitedeki tüm veri iletişimi SSL sertifikası ile şifrelenir,

•         Kart ödemeleri 3D Secure ile korunur ve kart bilgileri Şirket tarafından saklanmaz,

•         Kişisel verilere erişim, yalnızca görevi gereği ihtiyaç duyan yetkili kişilerle sınırlandırılır,

•         Hizmet alınan veri işleyenlerle veri güvenliği yükümlülüklerini içeren sözleşmeler yapılır,

•         Çalışanlar kişisel verilerin korunması konusunda bilgilendirilir ve gizlilik taahhüdü alınır.

Kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde durum en kısa sürede ilgili kişiye ve Kurul’a bildirilir.

12. Kişisel Veri Sahibi Olarak Haklarınız

Kanun’un 11. maddesi uyarınca;

•         Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

•         İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

•         İşlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

•         Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

•         Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,

•         Kanun’un 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,

•         Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

•         Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

•         Kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

13. Başvuru Yöntemi

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, kimliğinizi tespit edici bilgilerle birlikte Başvuru Formu’nu doldurarak veya aynı bilgileri içeren bir dilekçe ile aşağıdaki yöntemlerden biriyle iletebilirsiniz:

•         Yazılı olarak: Islak imzalı başvurunuzun elden veya noter aracılığıyla Bağlıca Mah. 1214 Sk. Kardelen Apt. No: 3/C Etimesgut / Ankara adresine iletilmesi,

•         KEP ile: erbatabgidasaglikhizmetleri@hs01.kep.tr adresine,

•         Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile: info@erbatab.com adresine,

•         Daha önce bize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden: info@erbatab.com adresine.

Başvurunuz, talebin niteliğine göre en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kurul’ca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi halinde; cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her halde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kurul’a şikâyette bulunabilirsiniz.

Başkası adına yapılacak başvurularda noter onaylı özel vekâletname aranır.